Organizacja konferencji online i hybrydowej: Wolves Summit – Zdalnie o onlajnie #016

Transkrypcja odcinka na dole wpisu.

Jakie są różnice między organizacją wydarzenia online i offline? O czym powinniśmy wiedzieć, przygotowując się do organizacji takiego wydarzenia? Dlaczego dobra ekipa realizująca wideo jest taka ważna? Między innymi o tym rozmawiam w Zdalnie o onlajnie z naszym gościem. Monika Dawidowicz to Head of Social Media and Marketing w Wolves Summit. Monika opowie o tym, czym jest konferencja Wolves Summit i w jaki sposób w zaledwie kilka dni udało się jej zespołowi przekształcić tradycyjną konferencję na blisko 2500 uczestników w wydarzenie całkowicie online.

Strona Wolves Summit:
https://www.wolvessummit.com/
Fanpage:
https://www.facebook.com/wolvessummit
—
Zdalnie o onlajnie to internetowy program dla osób interesujących się marketingiem online, video marketingiem, sprzedażą internetową, social mediami i biznesem.
—-
Najnowsze odcinki Zdalnie o onlajnie znajdziesz na:
– https://zdalnie.jpietroszek.pl/
– https://facebook.com/VireoMedia/
—
Zdalnie o onlajnie w formie podcastu odsłuchasz tutaj:
Spotify: https://open.spotify.com/show/2CUILNoZEZ5E8oF2glF7c5
Google Podcasts:
https://www.google.com/podcasts?feed=aHR0cHM6Ly9hbmNob3IuZm0vcy8yZTQ0MjE0NC9wb2RjYXN0L3Jzcw
Anchor: https://anchor.fm/zdalnie-o-onlajnie
Breaker: https://www.breaker.audio/zdalnie-o-onlajnie
Overcast: https://overcast.fm/itunes1525424122/zdalnie-o-onlajnie
Pocket Casts: https://pca.st/fwltcvep
Radio Public: https://radiopublic.com/zdalnie-o-onlajnie-Gyqw3x

Janusz Pietroszek: Cześć, witam Was serdecznie w kolejnym odcinku Zdalnie o onlajnie. Ja się nazywam Janusz Pietroszek, a dzisiaj naszym gościem będzie Monika Dawidowicz. Monika Dawidowicz jest Head of Social Media and Marketing w Wolves Summit. Cześć Moniko.

Monika Dawidowicz: Cześć Janusz. Witam wszystkich oglądających.

J.P.: Powiedz proszę czym się zajmujesz w Wolves Summit? Czym właściwie jest Wolves Summit? 

M.D.: No dobrze. Zacznę od tego czym jest Wolves Summit. To jest taka konferencja, która odbywa się dwa razy do roku. Na tej konferencji łączymy ze sobą Start-upy, inwestorów i korporacje. Każdy z tych segmentów ma inne potrzeby, inne cele i my staramy się je realizować. Dla Start-upów to na przykład właśnie pozyskanie dofinansowania albo dostęp do korporacji do osób decyzyjnych. My ułatwiamy takim osobom właśnie dostęp do odpowiednich osób decyzyjnych.

J.P.: Czyli łączycie jakby ludzi, różne potrzeby ludzi, tak? Czyli firma chce zainwestować w Start-up…

M.D.: Tak, różne potrzeby ludzi biznesu. Pomagamy ludziom robić biznes razem, tak? Czyli my tak naprawdę nie dajemy konferencji, tylko dajemy dostęp i połączenie. Jesteśmy taką swatką w biznesie. 

J.P.: No to podoba mi się ta nazwa “swatka w biznesie”. A powiedz jakby, jak wygląda taka konferencja, jak wyglądały poprzednie edycje? Może pomówmy najpierw o tych, które były przed pandemią. 

M.D.: No dobrze. To eventy przed pandemią, edycji było aż 10. I one były takie totalnie tradycyjne, czyli odbywały się wszystkie w Pałacu Kultury i Nauki w Warszawie.Tam wszyscy inwestorzy, wszystkie Startupy i wszystkie korporacje zainteresowane tematem przyjeżdżały, spotykały się na miejscu. Jedyną taką cyfrową częścią konferencji był nasz software do właśnie tego matchmakingu, czyli połączenia ze sobą tych ludzi. Oni wypełniali taki profil i nasza, nasze oprogramowanie gdzieś sprawdzało ten procent dopasowania, czyli taki trochę Tinder dla biznesu. Więc to była jedyna taka cyfrowa część tej konferencji. Poza tym wszystko odbywało się na miejscu. Ludzie spotykali się przy fizycznych stolikach, mieli napisany numerek, wiedzieli gdzie mają usiąść. W międzyczasie odbywały się różne prelekcje, także targi i Expo i oczywiście imprezy networkingowe, gdzie no był bardziej taki nieformalny klimat. To wszystko właśnie odbywało się offline, czyli twarzą w twarz. 

J.P.: No i tak. Mamy sobie rok 2020, przychodzi marzec, wasze eventy odbywały się na wiosnę i na jesień. Tam w marcu i chyba w październiku.

M.D.: Tak dokładnie, w marcu i w październiku to się zgadza. I przychodzi marzec.

J.P.: I przychodzi marzec, przychodzi sobie taki…

M.D.: Marzec, jesteśmy tydzień przed konferencją. 

J.P.: I właśnie, i co?

M.D.: Przychodzi marzec, mieliśmy tydzień przed konferencją, i co? I mamy już zaklepanych sponsorów, sprzedane bilety, mamy wszystko przygotowane, mamy zabukowanych podwykonawców i okazuję się, że tego eventu zrobić nie możemy, choćbyśmy nie wiem jak się starali. W pierwszym momencie myśleliśmy, że być może uda się zrobić na mniejszą liczbę osób, bo początkowo przewidziany był na 2 i pół tysiąca uczestników, więc myśleliśmy, że może chociaż tysiąc, że uda się trochę uciąć tu i tam, że może ktoś nie będzie chciał przyjechać. No ale niestety okazało się, że nie możemy tego eventu fizycznie zorganizować. No i tutaj pojawiło się dużo wątpliwości czy ten event przekładać, co tutaj zrobić? I przez długi czas nie byliśmy w stanie podać żadnej konkretnej odpowiedzi, bo zastanawialiśmy się jak to zrobić, żeby wywiązać się z naszych obietnic wobec osób, które te bilety i pakiety sponsorskie kupiły, ale jednocześnie zachować pełne bezpieczeństwo. I różne pomysły nam chodziły po głowie. Że może zrobimy kilka mniejszych eventów w Warszawie w tym samym czasie i że będzie gdzieś chodzić między lokalami. No ale później okazało się, że to też nie jest możliwe, że to też jest chwilowo zakazane. No więc nie mieliśmy za bardzo wyboru. Musieliśmy zdecydować się na to, żeby ten event zorganizować online.

J.P.: Jak to wyglądało? Ile mieliście czasu jakby… Jaki czas był do eventu, kiedy podjeliście tą decyzję? Ile mieliście czasu, żeby całkowicie przeformułować koncepcje z offline na online? 

M.D.: No i to jest zabawna część, chociaż trochę jak z horroru. My około dwóch tygodni przed eventem dostawaliśmy już sygnały, że być może on się nie odbędzie, ale tak jak mówiłam, to nie było do końca jasne i jakieś tam inne pomysły się pojawiały jak odejść, obejść przepraszam, jak obejść ograniczenia. No ale ostatecznie około dziesięciu dni przed samą konferencją musieliśmy podjąć ostateczną decyzję. No i to była właśnie, tak jak mówiłam decyzja o tym, żeby zrobić to online. Zaczęliśmy testować różne platformy do robienia takich konferencji. Takich rozwiązań na rynku wcale nie było jeszcze tak dużo. One dopiero zaczęły powstawać, teraz oczywiście wybór jest ogromny, a my mieliśmy tak naprawdę jakieś trzy do wyboru. Przetestowaliśmy dwie i właściwie byliśmy prawie zdecydowani na jedną z nich. I się okazało, że jest jeszcze jedna platforma, która jest tak defacto start-upem i nikt jeszcze eventów tam nie robił, ale postanowiliśmy im zaufać, bo wydawało nam się, że to jest dokładnie to czego szukaliśmy. Chodzi konkretnie o platformę Hobie. I zdecydowaliśmy się siedem dni przed eventem, że to będzie właśnie Hobie. Było to niemałe wyzwanie, dlatego że przede wszystkim my musieliśmy tę platformę dobrze poznać i przetestować, żeby w ogóle móc zaproponować to naszym uczestnikom. Więc to był proces taki bardzo trudny dla wszystkich z zespołu. Tak naprawdę pracowaliśmy dniami i nocami, żeby to wszystko dopiąć na ostatnią chwilę, bo to nie tylko my i sami uczestnicy musieliśmy się dostosować do tej nowej formuły, ale także nasi prelegenci, dlatego że u nas różne panele dyskusyjne i prezentacje są taką ważną częścią tego eventu. Chodzi o to, żeby też osoby uczestniczące mogły zapoznać się z obecnymi trendami w technologii, jakimiś nowymi kierunkami działania. Więc oni również przychodzą po wiedzę, know-how i doświadczenie innych.Także tutaj… No było to dyżym wyzwaniem, żeby po prostu również tych prelegentów nauczyć jak oni w tej nowej cyfrowej rzeczywistości będą mogli wywiązać się z tych swoich prezentacji. 

J.P.: A już jakby pomijając kwestie tego, że mieliście na to naprawdę mało czasu. Czym się różni organizacja takiego eventu onlajnowego od organizacji eventu offlajnowego? 

M.D.: Co do zasady? Wszystkim. Tutaj tak naprawdę jest niewiele punktów wspólnych, dlatego że event offlajnowy to jest drukowanie banerów, to jest drukowanie identyfikatorów, zamawianie smyczy, ustawianie kasy takiej przy wejściu, to są wolontariusze, którzy pokazują gdzie wejść, gdzie wyjść, to jest przyczepianie strzałeczek gdzie jest toaleta.Te rzeczy odpadają w evencie offline, ale pojawiają się zupełnie nowe. I tutaj właśnie dużo takich nowości technicznych, szczególnie dla, i uczestników i osób z zespołu, które nie są w tym biegłe. No u nas na przykład osoby, które do tej pory zajmowały się logistyką eventu, czyli tak jak mówiłam zamawianie identyfikatorów i rozwieszanie banerów, musiały się zupełnie jakby przebranżowić z dnia na dzień i nabyć nowe umiejętności, żeby na przykład zdzwaniać naszych speakerów, tak? Wliczam w to po prostu, za kulisami dawało się mikrofon, proszę patrzeć się na publiczność, a teraz trzeba było ich zdzwonić, wytłumaczyć im jak szerować screen na przykład, bo okazało się, że wiele osób tego po prostu nie wie. Więc naprawdę organizacja eventu online i offline to jest totalnie inny świat. Jest bardzo mało rzeczy wspólnych, a bardzo dużo różnic.

J.P.: A co było właśnie takim największym zaskoczeniem, może największym wyzwaniem na jakie napotkaliście w trakcie organizacji, szczególnie tej pierwszej edycji, no bo wtedy to było, jeszcze nie mieliście żadnego doświadczenia jakby w tym zakresie?  

M.D.: Myślę, że bardzo trudne było zintegrowanie tych wszystkich użytkowników i speakerów, żeby oni potrafili właśnie wejść na tą naszą wirtualną scenę, żeby potrafili włączyć mikrofon, włączyć swoją kamerę. Jak się okazuje, przy stresie to nie jest takie proste, więc mieliśmy ekipę kilku ludzi, którzy siedzieli na słuchawce dosłownie cały czas, tłumaczyli naszym speakerom, którzy wchodzili jeden po drugim. To było dosyć duże wyzwanie. I tak jak mówiłam wybór odpowiedniej platformy też nie był prosty. Teraz tych platform i softwerów do wirtualnej konferencji jest sporo. Każde z nich oferuje naprawdę niesamowite funkcje. My wielu funkcji jeszcze nie mieliśmy dostępnych. My wiedzieliśmy, że czegoś byśmy chcieli, ale ta platforma jeszcze tego nie oferowała, więc musieliśmy często to obejść i to było zdecydowanie dużym wyzwaniem. Na szczęście mieliśmy fajną współpracę właśnie z tym Startupem Hobie i oni z każdym kolejnych eventem, bo my później zorganizowaliśmy następne, oni z każdym kolejnym eventem dodawali te funkcje, których nam brakowało. Ale na początku trzeba było też znaleźć sposoby, żeby to obejść.

J.P.: Zawsze na początku jest wersja beta, a później się ją dopracowuje.

M.D.: Tak, u nas to była wersja beta bety, następnie była wersja beta, a później było już coraz łatwiej. 

J.P.: A teraz w październiku robiliście opcję taką hybrydową, czyli takie połączenie stacjonarnej konferencji z konferencją online, bo mieliśmy taki moment, że się trochę poluzowały te przepisy, jeszcze teraz… No teraz już mamy znowu wzrosty, natomiast wtedy jeszcze było w miarę, w miarę bezpiecznie, nie było takich ograniczeń. Opowiedz jak wyglądała ta edycja i czym też się różni organizacja konferencji typowo onlajnowej, typowo offlajnowej z organizacją hybrydowej konferencji, która zawiera w sobie jedno i drugie?

M.D.: To prawda, w październiku zorganizowaliśmy event hybrydowy i tak naprawdę załapaliśmy się na ostatni moment, bo już kilka dni później okazało się, że weszliśmy to tej żółtej strefy i żadne eventy za bardzo tego rozmiaru odbywać się nie mogą. Generalnie jesteśmy bardzo zadowoleni z przebiegu tego eventu, ale to co mnie zaskoczyło i chyba nas wszystkich z zespołu to fakt, że tak naprawdę to jest organizacja dwóch eventów jednocześnie. Hybryda brzmi bardzo glamour i wydaje się, że jest to tylko streamowanie tego co działoby się na żywo, więc żadna głębsza filozofia, ale niestety tak nie jest. Jest dużo rzeczy o których trzeba pamiętać i często przy takich eventach pracuje kilka ekip wideo. I jest ona na tyle angażujące, na tyle wymagające, że można to spokojnie porównać do robienia po prostu dwóch różnych, osobnych eventów, tylko w jednym czasie. 

J.P.: A czy macie już jakby ustalone, wiem, że sytuacja jest dynamiczna, ale załóżmy hipotetycznie pandemia sobie znika, mamy już normalne czasy, można się zobaczyć z drugim człowiekiem, bez maseczki i w ogóle jest wspaniale, ptaszki ćwierkają. I jak wygląda wasz event w przyszłości? Czy on też będzie łączony czy przejdziecie jednak całkiem do offline, czy może ta forma online się na tyle sprawdza, że też będziecie robić te hybrydowe wersje? Czy macie już jakiś pomysł na to?

M.D.: Tak, mamy na to pomysł. I tak naprawdę już marcowa edycja, gdyby odbyła się w sposób tradycyjny, przynajmniej część z niej miała być streamowana do sieci, tak żeby użytkownicy, którzy nie mogą przyjechać do Warszawy, bo są na drugim końcu świata, bo pojawiły się jakieś inne okoliczności, rozchorowali się, mogli także, chociaż z części tej konferencji skorzystać. Więc to już był plan wcześniej i w ogólne jakby nie braliśmy pod uwagę tego, żeby nie być hybrydową konferencją. Wydawało nam się, że to jest tak czy siak przyszłość, więc tak naprawdę pandemia była trochę takim katalizatorem, bo podejrzewam że, gdyby nie pandemia zrobilibyśmy pierwszy hybrydowy event za dwa lata może bylibyśmy gotowi na to. A tak musieliśmy to trochę przyśpieszyć, więc zdecydowanie będziemy kontynuować te eventy hybrydowe z tym, że na pewno w większym zespole, bo jak się przekonaliśmy i tak jak mówiłam wcześniej, no to są dwa eventy na raz, ale zdecydowanie będziemy iść w tym kierunku.

J.P.: Po internecie krąży jakiś taki obrazek, taki mem na którym jest napisane “Kto u was wprowadził nowoczesne rozwiązania IT w firmie czy tam SEO czy STO czy ktoś?”, a odpowiedź zawsze brzmi “Covid”.

M.D.: No czasem tak jest. 

J.P.: No trochę tak jest, rzeczywiście. 

M.D.: No u nas to trochę, po angielsku się mówi “blessing in this times”, czyli no takie błogosławieństwo i przekleństwo, tak? Że z jednej strony okej, no jest kryzys, wszystko się wali, ale z drugiej strony i to widzimy też po wielu innych branżach i widzimy po Startupach, które uczestniczą w naszych eventach, że bardzo wiele z nich po prostu szybko wprowadziła zmiany na które może nigdy nie zdecydowaliby się albo trwałoby to wiele lat, a po prostu musieli. I ten postęp jest bardzo szybki. Więc w naszym przypadku tak samo. My zastanawialiśmy się nad tą hybrydową formułą, ale z dnia na dzień okazało się, że nie ma się nad czym zastanawiać, trzeba po prostu brać byka za rogi i próbować.

J.P.: I robić. 

M.D.: I robić.

J.P.: A powiedz co byś poradziła takim organizatorom, powiedzmy nie wiem jest jakaś firma, która co roku robiła sobie event, on teraz miał się odbyć, nie odbywa się, przekładają go na przykład na następny rok, za rok może się okazać na przykład jeszcze na wiosnę, że nadal nie można różnych rzeczy organizować, no i stoją przed takim wyborem: co zrobić? Przekładać go kolejny rok czy jakby stworzyć tą wersję online? Decydują się na tą wersję online. Co byś takim ludziom poradziła, którzy nie mają kompletnie doświadczenia w tym, natomiast chcą to zrobić i stoją przed takim samym wyzwaniem jak wy staliście w marcu? Jakieś takie, nie wiem najważniejszą rzecz, najważniejszą myśl, złotą myśl. 

M.D.: Dobra, to mam dwie złote myśli, ale na wstępie w ogóle powiem, że zazdroszczę organizatorom eventów, którzy mogą sobie w ogóle pozwolić na to, żeby event przekładać albo jeszcze się zastanawiać czy go robić czy nie. Dlatego że, no tutaj chyba, no przy tak sezonowej branży niewiele osób może sobie na coś takiego pozwolić i myślę, że eventy, które się przekładały to była kwestia nie roku, ale kilku miesięcy, żeby odczekać i zobaczyć jaka będzie sytuacja. Ale wracając do tych złotych rad to mam dwie. Po pierwsze ile się tylko da warto nagrać wcześniej, tak jak my sobie tutaj na backstage’u z Januszem rozmawialiśmy, jeżeli coś ma się zawalić i mają się pojawić jakieś problemy to zawsze będzie to na live, zawsze to będzie na żywo. Dlatego, mimo że oczywiście to uczucie, że ta osoba na ekranie mówi do nas w czasie rzeczywistym trochę przybliża nas do takiego doświadczenia offline. To żeby oszczędzić sobie stresu i żeby oszczędzić stresu prelegentom naprawdę warto jak największą część konferencji tą którą się da, po prostu nagrać wcześniej, to jest pierwsza rzecz. I my zorganizowaliśmy kilka eventów online, bo robimy teraz to również dla firm zewnętrznych i naprawdę mamy wystarczająco dużo doświadczeń, żeby stwierdzić, że to jest ważny punkt o który warto zadbać. Druga sprawa, warto zainwestować w dobrą ekipę wideo. Nam się wydawało na początku, że zrobimy to sami, bo mamy kamerę, mamy kilka laptopów, co to za filozofia. Okazuję się, że to jest filozofia i naprawdę warto mieć dobrą ekipę online. To nie jest aż taki duży koszt, ale zdecydowanie nie warto nad tym oszczędzać. To ułatwia bardzo pracę całego zespołu, całej ekipy i my wiele razy dostaliśmy właśnie od ekipy wideo i gdyby nie oni to podejrzewam, że ta jakość eventu byłaby o wiele niższa i doświadczenie naszych użytkowników byłoby o wiele gorsze. Więc zdecydowanie tutaj, po pierwsze nagrywamy ile się da, wcześniej przed eventem, a po drugie tutaj jakby ufamy specjalistom, którzy znają się lepiej od nas w kwestii wideo.

J.P.: Jako, że jestem sam z branży wideo bardzo mi miło słyszeć takie słowa i myślę, że to jest świetna puenta na zakończenie programu. Bardzo Ci dziękuję za rozmowę. Fajnie, że przybliżyłaś nam to jak można w tydzień czy w dwa tygodnie zorganizować konferencję na kilka tysięcy ludzi, internetowo. Jak widać da się, zapewne z dużą ilością stresu…

M.D.: Da się, chociaż nie polecam. Jeśli możecie nie róbcie tego w tydzień. Jeśli wiecie, że możecie przełożyć event o kilka tygodni lub miesięcy, to przełóżcie. Nie róbcie tego w tydzień.   

J.P.: Ale jak trzeba to się da, bo jest takie powiedzenie, że jeżeli człowiek nie wie, że nie da się czegoś zrobić to to zrobi. Więc, i wtedy się dopiero to uda. Dobra, super. Bardzo Ci dziękuję za rozmowę no i do zobaczenia na kolejnych edycjach onlajnowych, offlajnowych i hybrydowych. 

M.D.: Dzięki.

J.P.: Dzięki. A my widzimy się tradycyjnie, jak zawsze już za tydzień. Linki do konferencji, do informacji, do strony organizatorów i tak dalej, wszystkie są w opisie tego odcinka. A ja już dziękuje i do zobaczenia w środę o 10:00, już za tydzień. Cześć.